SharePoint Online er en populær samarbeidsplattform som brukes av over 200 millioner brukere. Formålet er i hovedsak å administrere digitaliserte dokumenter. SharePoint-gruppens funksjon gir administratorer en snarvei til å gi flere brukere de samme tillatelsesnivåene til innhold og nettsteder. Hvis du trenger å vite hvordan du legger til brukere i en SharePoint-gruppe, har vi skissert trinnene i denne artikkelen.
Vi diskuterer også hvordan du legger til eksterne medlemmer i en gruppe, hvordan du feilsøker – hvis du har problemer med å legge til eksterne medlemmer. I tillegg vil vi dekke noen andre gruppeadministrasjonstips for bruk av SharePoint Online via Windows og macOS.
Hvordan legge til gruppemedlemmer på SharePoint?
Følgende trinn krever gruppeoppretting og administrasjonstillatelser. Slik legger du til medlemmer i en gruppe med Windows 10:
- Start SharePoint Online og få tilgang til prosjektet eller nettstedet ditt.
- Klikk på "Del".
- Alternativt, hvis "Medlemmer"-alternativet er synlig, velg det og deretter "Legg til medlemmer."
- Skriv inn navnene eller e-postadressene til brukerne du vil legge til i gruppen i tekstfeltet "Skriv inn navn, e-postadresser eller alle".
- Navnene vil vises i bekreftelsesboksen nedenfor; klikk på en bruker for å legge til i boksen.
- Gjenta trinn 3 og 4 til alle brukerne du ønsker å legge til er lagt til.
- Hvis du ønsker å inkludere et notat med invitasjonen, velg "Inkluder en personlig melding med denne invitasjonen."
- Velg deretter "Del".
Slik legger du til medlemmer i en gruppe ved hjelp av macOS:
- Start SharePoint Online og få tilgang til prosjektet eller nettstedet ditt.
- Klikk på "Del".
- Alternativt, hvis "Medlemmer"-alternativet er synlig, velg det og deretter "Legg til medlemmer."
- Skriv inn navnene eller e-postadressene til brukerne du ønsker å legge til i gruppen i tekstfeltet "Skriv inn navn, e-postadresser eller alle".
- Navnene vil vises i bekreftelsesboksen nedenfor; klikk på en bruker for å legge til i boksen.
- Gjenta trinn 3 og 4 til alle brukerne du ønsker å legge til er lagt til.
- Hvis du ønsker å inkludere et notat med invitasjonen, velg "Inkluder en personlig melding med denne invitasjonen."
- Velg deretter "Del".
Hvordan fjerne gruppemedlemmer på SharePoint?
Slik fjerner du gruppemedlemmer via Windows 10:
- Start SharePoint Online og få tilgang til prosjektet eller nettstedet ditt.
- Velg «Innstillinger» > «Nettstedinnstillinger».
- Velg alternativet "Nettstedinformasjon" hvis det er tilgjengelig i stedet for "Nettstedinnstillinger."
- Klikk på "Vis alle nettstedinnstillinger."
- Fra «Brukere og tillatelser» på «Site Settings»-siden velger du «Personer og grupper».
- Fra "Hurtigstart", klikk på gruppenavnet du vil fjerne brukerne fra.
- Merk av i avmerkingsboksene ved siden av medlemmene du vil fjerne.
- Trykk deretter "Handlinger"> "Fjern brukere fra gruppe."
- Deretter "OK" for å bekrefte.
Slik fjerner du gruppemedlemmer via macOS:
- Start SharePoint Online og få tilgang til prosjektet eller nettstedet ditt.
- Velg «Innstillinger» > «Nettstedinnstillinger».
- Velg alternativet "Nettstedinformasjon" hvis det er tilgjengelig i stedet for "Nettstedinnstillinger."
- Klikk på "Vis alle nettstedinnstillinger."
- Fra «Brukere og tillatelser» på «Site Settings»-siden velger du «Personer og grupper».
- Fra "Hurtigstart", klikk på gruppenavnet du vil fjerne brukerne fra.
- Merk av i avmerkingsboksene ved siden av medlemmene du vil fjerne.
- Trykk deretter "Handlinger"> "Fjern brukere fra gruppe."
- Deretter "OK" for å bekrefte.
Hvordan endre gruppetillatelser på SharePoint?
Slik endrer du tillatelsene for en gruppe via Windows 10:
- Start SharePoint Online og få tilgang til prosjektet eller nettstedet ditt.
- Velg «Innstillinger» > «Nettstedinnstillinger».
- Velg "Nettstedsinformasjon" hvis den er tilgjengelig i stedet for "Nettstedinnstillinger."
- Klikk på "Vis alle nettstedinnstillinger."
- Fra "Brukere og tillatelser" på siden "Site Settings" velger du "Site Permissions".
- Merk av i avmerkingsboksen for gruppen hvis tillatelse du vil endre.
- Fra «Tillatelser»-fanen, velg «Rediger brukertillatelser».
- Merk av for de nødvendige avmerkingsboksene for det nye tillatelsesnivået.
Slik endrer du tillatelsene for en gruppe via macOS:
- Start SharePoint Online og få tilgang til prosjektet eller nettstedet ditt.
- Velg «Innstillinger» > «Nettstedinnstillinger».
- Velg "Nettstedsinformasjon" hvis den er tilgjengelig i stedet for "Nettstedinnstillinger."
- Klikk på "Vis alle nettstedinnstillinger."
- Fra "Brukere og tillatelser" på siden "Site Settings" velger du "Site Permissions".
- Merk av i avmerkingsboksen for gruppen hvis tillatelse du vil endre.
- Fra «Tillatelser»-fanen, velg «Rediger brukertillatelser».
- Merk av for de nødvendige avmerkingsboksene for det nye tillatelsesnivået.
Ytterligere vanlige spørsmål
Hvordan oppretter jeg en gruppe på SharePoint?
Slik oppretter du en SharePoint-gruppe via skrivebordet:
1. Start SharePoint Online og gå til prosjektet eller nettstedet ditt.
2. Velg «Innstillinger» > «Nettstedtillatelser».
3. Velg "Advanced Permissions Settings."
4. Velg "Opprett gruppe" fra fanen "Tillatelser".
5. I tekstfeltene "Navn" og "Om meg" skriver du inn navnet og beskrivelsen for SharePoint-gruppen.
6. Oppgi en enkelt eier av denne sikkerhetsgruppen i tekstfeltet "Eier".
7. Spesifiser hvem som kan se og redigere medlemskapsdetaljene for gruppen fra "Gruppeinnstillinger"-delen.
8. Fra «Medlemsforespørsler», velg innstillingene for forespørsler om å forlate eller bli med i gruppen; du kan spesifisere e-postadressen for forespørsler.
9. Velg et tillatelsesnivå fra delen "Gi gruppetillatelser til dette nettstedet".
10. Velg deretter "Opprett".
Hvordan sletter jeg en SharePoint-gruppe?
1. Start SharePoint Online og gå til prosjektet eller nettstedet ditt.
2. Velg tannhjulikonet «Innstillinger» og deretter «Nettstedinnstillinger». Velg "Site information" hvis "Site settings" ikke vises.
3. Velg deretter «Vis alle nettstedinnstillinger». På enkelte sider må du kanskje velge «Nettstedsinnhold» > «Nettstedinnstillinger».
4. Under «Brukere og tillatelser» velg «Personer og grupper».
5. Velg nå navnet på SharePoint-gruppen du ønsker å slette.
6. Velg «Innstillinger» > «Gruppeinnstillinger».
7. Rull ned til bunnen av siden for å velge «Slett».
8. Deretter “OK” i bekreftelsesvinduet.
Hvordan legger jeg til eksterne medlemmer i en SharePoint-gruppe?
1. Start SharePoint Online og gå til prosjektet eller nettstedet ditt.
2. Klikk på "Del"-knappen øverst til høyre.
3. Fra popup-vinduet, via standardfanen "Inviter folk", skriv inn navnene eller e-postadressene til brukerne du ønsker å legge til i gruppen; sørg for at avmerkingsboksen "Send en e-postinvitasjon" er aktivert.
4. For å sikre at de eksterne medlemmene dine ikke har fulle tillatelser, dobbeltsjekk hvilken gruppe og tillatelsesnivåene som er gitt. Som standard setter SharePoint "Medlemmer"-gruppen med "Bidra"-tillatelser.
5. Når du er ferdig, trykker du på "Del"-knappen.
Hvorfor kan jeg ikke legge til medlemmer i en gruppe på SharePoint?
Hvis du mottar feilmeldinger når du prøver å legge til eksterne brukere i en gruppe, eller tillatelser for brukeren ikke fungerer som forventet, kan du prøve følgende:
Prøv å tømme nettleserens buffer
En nettleserbuffer som lagrer dårlige data kan være i konflikt med SharePoint Online og forårsake feil. Slik tømmer du Chromes nettleserbuffer:
1. Start Chrome og klikk på menyikonet med tre prikker og deretter "Innstillinger".
2. Skriv inn "Cache" i søkefeltet.
3. Velg «Slett nettleserdata».
4. Aktiver «Bufrede bilder og filer» og «Informasjonskapsler og andre nettstedsdata» fra den grunnleggende fanen
5. Velg deretter "Slett data"-knappen.
Prøv å gi tilgang til ekstern innholdstype for alle/alle brukere
For å gi eksterne innholdstyper tilgang til alle eller alle brukere, gjør du følgende:
1. Start SharePoint Online og naviger til "SharePoint administrasjonssenter."
2. Velg «sikker butikk».
3. Klikk på "Målapplikasjons-ID" og deretter "Rediger".
4. Fra «Medlemmer»-delen inkluderer du «Alle»-gruppen, og rull deretter nedover siden for å klikke på «OK».
5. Naviger tilbake til «SharePoint administrasjonssenter» og klikk på «bcs».
6. Fra "bcs"-alternativene, velg "Administrer BDC-modeller og eksterne innholdstyper."
· Sørg for at "Vis" er satt til "Eksterne innholdstyper."
7. Klikk på "BDC-modellen" som brukes for eksternt innhold og deretter "Angi tillatelser for metadatalagring."
8. Fra "angi tillatelser for metadatalager"-dialogboksen, for tillatelsene, inkluderer "Alle" og trykk deretter "Legg til".
9. Klikk på "Alle"-gruppen fra de oppførte eksisterende kontoene for "Metadata Store." Sørg for at alternativet "Utfør" er aktivert.
10. Rull ned i dialogboksen for å aktivere følgende:
· "Formidle tillatelser til alle BDC-modeller"
· "Eksterne systemer og eksterne innholdstyper i BDC Metadata Store"
11. Trykk nå på «OK».
Sørg for at ekstern deling er aktivert
Ekstern deling kan ha blitt deaktivert på SharePoint, Site og Office 365. Prøv å aktivere den på nytt for å løse problemet:
1. Start "Microsoft Online Administration Center."
2. Under "SharePoint Online" klikker du på koblingen "Administrer".
3. Fra venstre rute i «Administrasjonssenter-vinduet» velger du «Administrer nettstedsamlinger».
4. Velg "Innstillinger" via "Administrasjonssenterets dashbord", og klikk deretter på "Administrer eksterne brukere" fra menyen.
5. Klikk på "Tillat"-knappen og deretter "Lagre" for å lagre endringene.
Gir SharePoint-gruppetillatelser samtidig
SharePoint-grupper tilbyr en rask og effektiv måte å gi flere personer tilgang til innhold og nettsteder. Gruppemedlemmer kan være interne eller eksterne til en organisasjon. SharePoint Online er integrert med Microsoft Office-pakken og har vært en av de foretrukne samarbeidsplattformene siden 2001.
Nå som vi har vist deg hvordan du legger til medlemmer i SharePoint-grupper og noen grunnleggende gruppeadministrasjonstips, vil vi gjerne vite om gruppemedlemmene var i stand til å bruke tillatelsene sine som forventet? Opplevde du noen problemer – hvis ja, hvordan løste du dem? Fortell oss hva du synes om SharePoint Online generelt i kommentarfeltet nedenfor.