Slik legger du til gjester i Asana

Teamadministrasjonsapper er flotte for å holde alle i teamet på samme side angående organisering. Med Asana kan ledere effektivt distribuere oppgaver og legge til gjestemedlemmer til støtteteam for å gi en ekstra arbeidsstyrke til viktige prosjekter.

Enten du leder et team eller du bare er et medlem, vil vi fortelle deg alt om å mestre prosjektledelse og hvordan du legger til gjester til organisasjonen eller teamet ditt i Asana. Les videre for å finne ut mer.

Slik legger du til gjester i Asana

Asana lar bedrifter legge til nye medlemmer, selv om de ikke har et e-postdomene. Denne funksjonen er nyttig for å legge til nye samarbeidspartnere til spesifikke oppgaver eller legge til kunder for å følge fremgangen din. Gjestestatusen lar alle uten e-post med et organisasjonsdomene bli en organisasjonsgjest.

Administratorer av organisasjoner i Asana er personene som er autorisert til å invitere og legge til gjester. De kan bestemme hvem som kan legge til nye medlemmer ved å velge om bare administratorer, organisasjonsmedlemmer eller alle kan invitere nye personer til teamet.

Slik inviterer du gjester fra administrasjonskonsollen:

  1. Åpne Asana og klikk på "Medlemmer"-knappen i øvre høyre hjørne.

  2. Trykk på "Inviter medlemmer"-knappen.

  3. Skriv inn e-postadressen til personen du vil invitere.

  4. Fra rullegardinmenyen velger du prosjektet du vil tilordne dem til.

  5. Bekreft ved å klikke "Send".

Her er trinnene for å invitere noen til å bli med i et prosjekt:

  1. Åpne Asana og prosjektet der du vil invitere nye gjester.

  2. Klikk på "Medlemmer"-ikonet, og det vil åpne et "Del prosjekt"-vindu.

  3. Du kan invitere nye teammedlemmer eller gjester ved å skrive inn navnet eller e-postadressen deres.

Slik inviterer du folk til organisasjonen din

Den enkleste måten å invitere nye medlemmer eller gjester til prosjektene dine på er å sende dem en invitasjonslenke som kan deles. Asana-brukere kan dele disse koblingene på mange kanaler som Slack, Microsoft Teams, e-post eller til og med via tekstmelding. Delbare lenker er flotte for å invitere nye medlemmer, og e-post er best for gjester.

Hvis du vil invitere noen til et prosjekt, må du gjøre følgende:

  1. Åpne Asana.

  2. På venstre sidefelt finner du prosjektet du vil dele.

  3. Klikk på "Del"-knappen i øvre høyre hjørne.

  4. Velg om du vil invitere noen via e-post eller en delbar lenke.

  5. Kopier lenken for å dele prosjektet.

Hvis du ønsker å invitere noen til teamet, kan du gjøre det slik:

  1. Åpne Asana.

  2. Klikk på lagets navn.

  3. Trykk på "Inviter"-knappen.

  4. I popup-vinduet bestemmer du om du vil invitere medlemmer ved å bruke e-post eller en lenke.

Ytterligere vanlige spørsmål

Kan du holde prosjekter og oppgaver private i Asana?

Ja, du har full kontroll over alle prosjektene dine i Asana, og du kan bestemme statusen deres. Tillatelseskontroller lar deg holde øye med hver enkelt informasjon og dens synlighet for organisasjonsmedlemmer. Hvert individ kan bestemme om de vil dele noe bare med teamet og samarbeidspartnerne eller med alle andre i organisasjonen.

Hvis oppgaver er en del av et privat prosjekt, er deres synlighet begrenset til kun samarbeidspartnere som jobber direkte på prosjektet og dets oppgaver. Hver samarbeidspartner kan se oppgaven eller underoppgavene deres, men de har ikke tilgang til andres oppgaver, selv om de er i samme organisasjon.

Noen ganger, når du vil at spesifikk informasjon skal forbli blant noen få teammedlemmer, kan du merke disse prosjektene som private eller til og med kun kommentarer. Når du har satt oppgavene dine til å være offentlige, blir de tilgjengelige for alle fra organisasjonen eller teamet ditt.

Når du bestemmer deg for å endre prosjektets personvern, er dette hva du må gjøre:

• Klikk på "+" i øvre høyre hjørne.

• Der vil du se alle medlemmer og gjester i teamet ditt, og på toppen vil du se «Gjør privat».

• Når du klikker på "Gjør privat", blir prosjektet ditt tilgjengelig kun for teammedlemmer.

Alternativt, hvis du vil endre en oppgaves status til privat, er dette hva du trenger å gjøre:

• Åpne en oppgave i Asana.

• Klikk på "Gjør privat" i øvre høyre hjørne.

• På denne måten er oppgaven privat for bare deg og andre samarbeidspartnere å se.

• Fjern alle samarbeidspartnere nederst på siden hvis du vil ha denne oppgaven privat.

Kan du legge til både medlemmer og gjester til samme prosjekt?

Faktisk kan du legge til både medlemmer og gjester til det samme prosjektet. Når de er i samme team, vil de kunne se hverandres navn og samhandle mer. Hvis to gjester for øyeblikket ser hverandre som en "privat bruker", betyr det at de ikke jobber med det samme prosjektet eller ikke er på samme team. Når de er tildelt det samme prosjektet, blir navnene deres synlige.

Medlemmer har lov til å invitere gjester til organisasjonen, men administratorer er de som tar de endelige avgjørelsene. Selvfølgelig kan et medlem bare legge til gjester i prosjekter de jobber med, og administratoren kan legge dem til alle aktive prosjekter, så vel som skjulte.

Kan du ha flere oppdragstakere i Asana?

Foreløpig er det ikke mulig å ha flere tildelte i Asana. Bare én person kan tildeles én oppgave ettersom de er ansvarlige for gjennomføringen.

En måte å dele en oppgave mellom ulike personer er å legge til en eller flere deloppgaver, hvor du enkelt kan sløyfe flere samarbeidspartnere. En annen måte er å bruke alternativet "Tildel kopier" og få flere til å jobbe med kopier av samme oppgave.

Integrerer Asana med teams?

Asana og Microsoft Teams har skapt et vellykket teamadministrasjonsverktøy. Ved å bruke Asana for Microsoft Teams kan team jobbe sammen mer effektivt. Innenfor denne integrasjonen kan du bruke Teams til å snakke med samarbeidspartnere og Asana til å distribuere oppgaver.

Her er hva integrasjonen lar deg gjøre:

• Følg Asana-oppgaver, prosjekter og oppdateringer i Teams.

• Bruk Teams til å søke etter prosjekter i Asana.

• Lag tilpassede varsler som fungerer på begge plattformene.

• Tilpass alle varslingspreferansene dine.

• Bruk alle Microsoft Office-filer og legg dem ved Asana-prosjekter og -oppgaver.

• Bruk OneDrive til å lagre alle viktige data for Asana-oppgaver og -prosjekter.

Hva kan gjester gjøre i Asana?

Gjester kan ikke ha samme tilgangsnivå som organisasjonsmedlemmer. Videre vil de kun kunne se informasjonen eller filene som er spesifikt delt med dem eller innenfor en gruppe de er i. Gjester kan se oppgaver, prosjekter og offentlige prosjekter som har blitt delt med dem, men som ikke har tillatelse til å redigere dem.

Betalte funksjoner er tilgjengelige, men når det gjelder å opprette, redigere eller til og med slette egendefinerte felt, vil det være umulig hvis du er gjest i Asana.

Her er tilgangen gjestene har:

• Gjester kan ikke bli medlemmer av gruppen

• Gjester kan ikke bli gruppemedlemmer uten å endre e-postadressen sin

• Gjester kan ikke bla gjennom andre team eller få tilgang til forskjellige grupper i organisasjonen

Hva vil det si å være gjest i en organisasjon?

Gjester er brukere som ikke har en offisiell e-postkonto fra selskapet. De får en invitasjon til å hjelpe teamet med ett eller flere prosjekter for hånden. Med en gjestestatus kan du kommunisere med kunder, kunder eller andre som jobber med prosjektet. Inne i organisasjonen kan du imidlertid bare se hva andre har delt med deg.

I Asana kan gjester legge til eller redigere verdier i prosjektet eller oppgaven, men de kan ikke slette dem eller opprette nye. I tillegg har de tilgang til alle premiumfunksjoner du lar dem bruke, bortsett fra egendefinerte feltadministrasjon.

Kan gjester se hverandre?

Gjester kan bare se hverandre hvis de jobber sammen på minst ett prosjekt. Ellers vil de se andre som «Private brukere». På denne måten sørger organisasjonen for at de ikke kan se navnene deres med mindre de jobber med noe sammen.

Hva er forskjellen mellom en gjest og et medlem med begrenset tilgang?

Gjester og medlemmer med begrenset tilgang (LAM) er begge nederst på bedriftsstigen. I hovedsak er LAM-er allerede en del av organisasjonen, mens gjester er midlertidige teammedlemmer. Selvfølgelig, hvis en gjest viser talent og tilfredsstillende resultater, kan de bli en LAM eller til og med et medlem.

Mens gjester ikke deler selskapets domene og ikke teller med i Asana-planen, har LAM-er en bedrifts-e-postadresse og et seteantall i et selskap. Gjestestatus eksisterer bare innenfor organisasjoner og LAM-er som er en del av både organisasjoner og arbeidsområder i Asana.

Hold deg alltid på sporet

Å håndtere team er ikke en lett oppgave, men verktøy som Asana kan hjelpe deg med å håndtere arbeidsmengden og lage funksjonelle team som leverer til tiden. Utstyrt med et spesifikt verktøysett som lar administratorer legge til medlemmer, gjester og endre teammedlemmer med noen få klikk, er det et uunnværlig verktøy for ethvert profesjonelt selskap.

Forhåpentligvis har vi hjulpet deg med å forstå hvordan Asana fungerer og hvordan du får mest mulig ut av det. I tillegg vet du nå hvordan du legger til gjester i teamet ditt og administrerer alle prosjektenes synlighet.

Liker du å bruke Asana? Har du brukt det med Microsoft Teams?

Fortell oss mer om det i kommentarfeltet nedenfor.