Asana er et av de mest brukte samarbeidsverktøyene i verden. Med millioner av kunder er det utmerket for enhver produktivitetsentusiast. Videre har den nok fleksibilitet og verktøy til å fungere godt med små prosjekter og oppgaver, så vel som store bedriftsprosjekter. Asana-teamet utvikler og slipper nye funksjoner hvert år for å gi brukere nyttige prosjektstyringsfunksjoner som tidslinje og listevisning, for å nevne noen.
I denne artikkelen vil vi dekke alt du trenger å vite om bruk av tagger i Asana. Vi vil også beskrive hvordan du legger til kommentarer, administrerer tilbakevendende oppgaver og viser alle tagger for å sikre at prosjektene dine blir behandlet i tide.
Hvordan legge til tagger til Asana
Tagger er et nyttig verktøy som gir et ekstra kontrollnivå til ethvert prosjekt eller oppgave. Du kan bruke dem til å følge prosjektets fremskritt eller kategorisere dem deretter. Videre kan du se alle taggene for hvert prosjekt, og når du klikker på en tag, kan du se alle oppgavene knyttet til den.
Slik kan du legge til en tag til enhver Asana-oppgave:
- Åpne Asana.
- Naviger til prosjektet du jobber med.
- Klikk på ikonet med tre prikker i øvre høyre hjørne.
- Klikk på «Legg til tagger».
Hvis du har det travelt og ser etter spesifikke oppgaver, prøv å trykke på "Tab + T"-snarveien, og du vil umiddelbart se alle taggene som er knyttet til prosjektet ditt og finne all riktig informasjon. En annen flott funksjon er at du kan legge til farge på taggene dine og gjenkjenne dem enda raskere. Du kan bruke grønt for noe godkjent eller rødt hvis det er en forsinkelse eller et uventet problem.
Hvordan se alle etiketter i Asana
For øyeblikket er det ikke mulig å få tilgang til alle taggene dine i Asana. Du kan imidlertid se de mest brukte taggene i sidefeltet og søke etter de du trenger, eller du har brukt nylig. Hvis organisasjonen din har mer enn hundre tagger, vil det sannsynligvis være bedre å bruke API eller API Explorer for å finne dem. Det vil ta litt av din tid siden dette ikke er en enkel prosess, men du vil etter hvert få se alle taggene dine.
Her er noen ting du kan gjøre:
- Når du klikker på taggen, vil du se alle oppgaver merket med den taggen.
- Du kan endre fargen på taggen og gi den nytt navn når det er nødvendig.
- Når du begynner å skrive inn merkenavnet, vil du se mange av dem som en anbefaling.
Hvordan legge til en gjentakende oppgave i Asana
Hvert team må ha tilbakevendende oppgaver siden de er den beste måten å minne alle på hva som må gjøres. I Asana dupliserer gjentakende oppgaver seg selv til en ny oppgave med en annen forfallsdato hver gang du fullfører den forrige. Husk at hvis du bestemmer deg for å angi en stor oppgave som skal gjentas, ikke gjør det med små underoppgaver vedlagt, da de vil begynne å duplisere og du vil ha for mange av dem i kalenderen din.
Slik kan du forvandle enhver oppgave til en gjentakende oppgave:
- Åpne oppgaven i Asana.
- Trykk på "Forfallsdato"-delen.
- Under kalenderen vil du legge merke til "Sett til gjentakelsesalternativ."
- Klikk på den og klikk "Ferdig".
Du kan også justere hvor ofte du vil at den gjentakende oppgaven din skal vises, enten den gjentas ukentlig, månedlig eller et spesifikt intervall. Alle disse alternativene er plassert i "Forfallsdato"-delen, slik at du kan spesifisere klokkeslett og dato for hver gjentakende oppgave.
Når du vil at oppgaven skal gjentas i løpet av uken, må du velge et "Ukentlig"-alternativ og krysse av for dagene. Hvis du trenger at oppgaven skal gjentas kvartalsvis, sett den til å gjenta "Månedlig" og få den til å gjentas hver tredje måned. Hvis det er en oppgave du må gjøre to ganger i året, bruk alternativet "Månedlig" og velg seks måneders gjentakelse. Når du vil fjerne oppgaven, velg "Aldri" i gjenta-delen, og oppgaven vil slutte å gjentas.
Hvordan legge til en ny tag i Asana
Tagger er avgjørende for hvert prosjekt eller aktiv oppgave i Asana. De merker oppgavene samtidig som de lar alle følge med på fremgangen deres. To hovedelementer i hver tag er nøkkelordet og fargen.
Et nøkkelord kan hjelpe deg med å kategorisere alle oppgavene dine og gi deg søkeord du kan skrive når du trenger å finne spesifikke oppgaver. Når det kommer til farge, kan det fungere som et visuelt søkeelement. Det er enkelt å bruke tagger når teamet ditt allerede har laget dem. Men når du trenger å starte fra bunnen av, det er da ting kan bli litt mer komplisert, ettersom du må lage et komplett system.
Slik lager du en ny tag:
- Åpne en oppgave eller et prosjekt.
- Ved siden av den eksisterende taggen ser du et "+"-tegn.
- Skriv inn navnet på den nye taggen.
- Trykk på den, og nederst i rullegardinmenyen vil du se "Opprett tag for (skrivet tagnavn)"
Hver gang du begynner å skrive en ny tag, vil du legge merke til at du får alle de lignende tagnavnene. På denne måten trenger du ikke bruke mye tid på å prøve å finne en bestemt. Hvis du opprettet en ny tag og innså at den har en skrivefeil, kan du raskt slette den og lage en rettet. Slik kan du slette en tag:
- Åpne oppgaven din i Asana.
- Trykk på pilikonet ved siden av prosjektets navn.
- Trykk på «Slett tag».
Når du sletter en tag, vil alle tagfølgere få en e-post for å informere dem om slettingen. Hvis du slettet en tag ved en feiltakelse med en tag-ID, kan du gjenopprette den etter å ha kontaktet Asana-teamet. Fra en rullegardinmeny kan du også dele en tags URL, synkronisere den til kalenderen din og legge til farger for å sikre at alle vil legge merke til det så snart de åpner oppgaven.
Hvordan legge til kommentarer i Asana
En av de nye funksjonene Asana har introdusert er kommentarer. De kan gi tilleggsinformasjon om oppgaven samtidig som de lar samarbeidspartnere stille spørsmål og se alles reaksjoner. I tillegg lar denne kommunikasjonsmetoden alle få svar umiddelbart.
Hvis du vil legge til en kommentar, ta med markøren til kommentarfeltet og skriv den. Når du er ferdig, klikk på "Kommenter", og alle vil kunne se den.
Hvis du skriver kommentaren din og glemmer å legge den ut, blir den automatisk et utkast slik at du kan bruke den en annen gang. Du kan også bruke kommandoen "Tab + C" for raskt å begynne å skrive kommentaren din.
Hvordan gi nytt navn til en tag i Asana
Når du bruker mange tagger, må alle teammedlemmer være på samme side når de navngir dem. Det er derfor du kanskje må endre navn på noen av dem noen ganger før du ser hva som fungerer best for teamene dine. Hvis du av en eller annen grunn trenger å endre navn på en ny tag, må du gjøre følgende:
- Åpne Asana.
- Gå til oppgaven og klikk på tag-ikonet.
- Klikk på pilen ved siden av prosjektnavnet.
- Fra rullegardinmenyen velger du «Gi nytt navn til tag».
Prøv å unngå å lage dupliserte tagger siden hvert team har sin unike måte å bruke tagger og navngi dem på. Noen ganger vil du legge merke til at etiketter har lignende navn, men bruker distinkte farger, og det er derfor du må sørge for å ikke gi nytt navn til en perfekt funksjonell tittel.
Ytterligere vanlige spørsmål
Hva er den beste måten å bruke etiketter på i Asana?
Det er mange måter å bruke tagger på i Asana. En av de beste for mange brukere er å organisere en arbeidskalender. På den måten kan du bruke tagger for å holde styr på hver oppgave i en uke eller en måned. Og ved å følge farger kan du se hva som skjer med prosjektet. Det er en fantastisk måte å jobbe med alle typer innholdsadministrasjon på, og det vil bevise sin nytte når det kommer til prosjekter som har mange små oppgaver.
En annen fin måte å bruke tagger på i Asana er å identifisere dine prioriteringer og leveranser. Uten en detaljert klassifisering vil alle oppgaver virke like viktige, og viktige vil ikke ha prioritet. Ved å bruke tagger kan du koble hver oppgave til nøkkelleveransen slik at hele teamet vet hva som haster og ikke.
For hvert team som håndterer produktetterslepet, er det viktig å ha et system der hver rapport, forespørsel eller oppgave har en spesifikk fargekode. Uten det kan prosjekter fort bli rotete og vil ta mye av tiden din på å ordne opp.
Er tagger og tilpassede felt det samme?
Nei, siden de brukes til forskjellige formål innenfor et prosjekt eller en oppgave. Tagger er for å merke funksjonene og gruppere dem etter viktighet eller del av prosjektet.
Egendefinerte felt brukes når data må deles mellom personer som jobber med samme prosjekt eller når du trenger å spore individuell informasjon på tvers av en rekke prosjekter.
Tagg, og det er det!
Asana er en nyttig applikasjon for produktivitetsstyring som har utviklet flere verktøy for å forbedre måten team jobber på. Ved å bruke tagger og kommentarer kan du sikre at alle gjør sitt beste for å gjøre produktet ditt vellykket mens du fortsatt har kontroll. Det er der taggene viser seg å være mest nyttige.
Nå som du vet mer om hvordan tagger fungerer og hvordan du legger dem til prosjektene dine, vil du kunne bruke Asana til det fulle. Hva er dine erfaringer med bruk av tagger? Har du noen gang laget en ny?
Fortell oss mer i kommentarene nedenfor.