Slik inkluderer du automatisk en signatur i Outlook-e-poster

Å legge til en signatur i e-postmeldingen din gir den et snev av profesjonalitet. Å kaste inn en logo og kontaktinformasjonen din gir en merkevarepromotering til en ellers trist korrespondanse. Den gir de som ønsker å kontakte deg på andre måter muligheten til å gjøre det. Å lage og bruke en signatur i Microsoft Outlook er en enkel oppgave. Du kan til og med lage flere personlige signaturer for å bytte til på et innfall, avhengig av målgruppen din.

Outlook vil imidlertid bare legge ved en signatur til nylig sendte eller videresendte e-postmeldinger. E-postene du har sendt før du opprettet en signatur, vil fortsatt være fraværende. For å legge til en signatur til eldre meldinger, må du gå inn i Outlook-innstillingene og endre noen få ting.

Signaturen din kan inneholde tekst, bilder, ditt elektroniske visittkort, en logo eller til og med et bilde av din håndskrevne signatur. Du kan sette opp Outlook slik at signaturer automatisk legges til alle utgående meldinger eller opprette signaturen din og legge den til meldinger fra sak til sak.

Legge til en signatur til Outlook-korrespondanse

Trinnene for å piffe opp e-postene dine med en signatur vil avhenge av hvilken versjon av Outlook du bruker. Det er en prosess for de som bruker eldre versjoner av programvaren (2007 – 2010) og en for de nyere versjonene (2010+) samt Microsoft Office 365-brukere.

La oss starte med de nyeste versjonene.

Outlook-versjoner 2010+ inkludert Outlook for 365

Slik oppretter du en ny signatur for Outlook-e-posten din:

  1. Klikk for å opprette en ny e-post.
  2. Klikk på Signatur og så Signaturer fra "Melding"-fanen.
    • Avhengig av størrelsen på Outlook-vinduet og om du skriver en ny e-postmelding eller et svar eller videresender, "Melding"-fanen og Signatur knappen kan være på to forskjellige steder. Imidlertid er Signatur-knappen vanligvis ledsaget av Legg ved fil og Legg ved element i «Inkluder»-delen av «Melding»-menyen.
  3. I "E-postsignatur"-fanen, rett under "Velg signatur for å redigere"-boksen, velg Ny og legg til et navn for din nye signatur i dialogboksen "Ny signatur".
  4. Rett under "Rediger signatur", komponer signaturen din innenfor det angitte området.
    • Vinduet gir deg muligheten til å endre fonter, skriftfarger og størrelser, samt tekstjustering.
    • For å legge til lenker og bilder til e-postsignaturen din, endre fonter og farger og begrunne teksten, kan du gjøre det ved å bruke miniformateringslinjen under "Rediger signatur".
    • Du kan til og med lage en mer robust signatur med kuler, tabeller eller kantlinjer ved å bruke Microsoft Word til å formatere teksten. Overfør den deretter med en enkel kopi ( Ctrl+C ) og lim inn ( Ctrl+V ) på signaturen i "Rediger signatur"-boksen.
    • Du kan også legge til sosiale medier-ikoner og lenker i signaturen din, som jeg skal berøre senere.
  5. Når signaturen er slik du vil ha den, under "Velg standardsignatur", angi følgende alternativer:
    • Velg en e-postkonto du vil knytte signaturen din til, ved å bruke rullegardinmenyen "E-postkonto". Du kan ha forskjellige signaturer for hver e-postkonto du bruker for Outlook.
    • For å legge til signaturen din automatisk i alle fremtidige meldinger, klikk på rullegardinmenyen "Nye meldinger" og velg en signatur. Hvis du foretrekker å ikke ha den satt som automatisk som standard, velg (ingen) . Dette vil gjøre det slik at hver ny melding du sender ikke har noen signatur i det hele tatt, inkludert de som er videresendt og besvart.
    • For at en signatur skal vises i meldingene dine du svarer på og videresender, klikker du på "Svar/videresending"-rullegardinmenyen og velger en signatur. Dette vil legge til signaturen automatisk hver gang du svarer eller videresender en e-post. For å ikke ha dette settet, velg (ingen) i stedet.
  6. Nå som det er over, klikk på OK for å gå tilbake for å lagre signaturen din og gå tilbake til den nye meldingen.
    • Det er viktig å merke seg at den nåværende meldingen du opprettet signaturen i ikke vil ha en signatur på plass. Av en eller annen grunn vil signaturen kun vises i meldingene som følger. Du må legge til signaturen manuelt hvis du ser frem til å bruke en.

Sette inn en signatur manuelt

For den nye meldingen du startet med det formål å lage en signatur eller de av dere som ikke vil ha et signatursett automatisk, kan du fortsatt sette inn en signatur manuelt.

Å gjøre slik:

  1. Med e-postmeldingen åpen, klikk på "Melding"-fanen og velg Signatur .
  2. Dette åpner en uttrekksmeny som viser alle lagrede signaturer du har opprettet. Velg signaturen du vil bruke fra alternativene ved å klikke på den. Det vil nå vises i din nåværende melding.

Legge til en logo eller et bilde i signaturen din

Merker krever vanligvis logoer. For å legge til et bilde som en logo eller sosiale medier-ikon til signaturen din:

  1. Åpne en ny e-postmelding og klikk på "Melding"-fanen.
  2. Klikk på Signatur og så Signaturer .
  3. Velg signaturen du vil legge til logoen eller bildet ved å velge den i "Velg signatur for å redigere"-boksen.
  4. Klikk på Legg til bilde ikonet, finn bildet du vil legge til fra PC-filene, og velg deretter Sett inn .
    • Du kan endre størrelsen på bildet eller logoen ved å høyreklikke på bildet og velge Bilde fra menyalternativene. Klikk på "Størrelse"-fanen og bruk alternativene for å endre størrelsen på bildet til dine spesifikasjoner.
    • Hold boksen "Lås aspektforhold" avkrysset for å opprettholde bildeproporsjoner.
  5. Når bildet er endret og klart til bruk, klikker du OK .
  6. Følg dette opp ved å klikke videre OK igjen for å lagre alle endringene du nettopp har gjort i signaturen din.

Microsoft Outlook versjoner 2007 – 2010

Slik oppretter du en ny signatur med en eldre versjon av Microsoft Outlook:

  1. Velg å opprette en ny melding.
  2. Klikk over til "Melding"-fanen og velg Signatur fra "Inkluder"-delen.
  3. Klikk på Signaturer når den dukker opp.
  4. Fra "E-postsignatur"-fanen klikker du Ny .
  5. Skriv inn et navn for signaturen din, og klikk deretter på OK knapp.
  6. Skriv inn teksten du vil inkludere i signaturen din, i boksen "Rediger signatur".
    • Du kan formatere teksten ved å markere teksten du vil redigere og deretter bruke stil- og formateringsknappene for de ønskede alternativene.
    • Legg til flere elementer som bilder, hyperkoblinger og e-visitkort, klikk på stedet der du vil at elementet skal vises og:
      • e-bedriftskort - Klikk på Visittkort og klikk deretter på en av kontaktene i "Filt som"-listen. Klikk på OK knapp.
      • Hyperkobling - Klikk på Hyperkobling ikonet og skriv inn (eller lim inn) URL-en som koblingen vil koble teksten til. Klikk på OK knapp.
      • Bilde/bilde – Klikk på bildeikonet, finn bildet du vil laste opp til signaturen din, velg det, og klikk deretter på OK knapp.
  7. Når du er ferdig med redigeringene, klikker du OK for å fullføre opprettelsen av signaturen din.
    • E-posten du har åpen for å opprette signaturen vil ikke automatisk legges til signaturen. Du må gjøre det manuelt.

Legge til signaturen i e-postmeldingene dine

Signaturer kan legges til automatisk eller manuelt i alle utgående meldinger, svar og videresendinger. Bare én signatur kan brukes per e-post sendt ut, så hvis du velger å ha ett sett automatisk, ville det være best om signaturen var rettet mot et bredere spekter av publikum.

Slik setter du inn en signatur automatisk i e-postmeldingen din:

  1. Opprett en ny e-post.
  2. Gå over til "Melding"-fanen og klikk på Signatur i Inkluder-delen.
  3. Klikk på Signaturer når den dukker opp.
  4. Finn "Velg standardsignatur", klikk på rullegardinlisten "E-postkontoliste", velg en e-postkonto du vil knytte en signatur til.
  5. Velg signaturen du vil inkludere ved å velge en fra "Nye meldinger"-listen.
    • For videresending og svar, for å legge til en signatur, velg en signatur fra rullegardinlisten «Svar/videresendinger. Klikk (ingen) hvis du foretrekker å ikke ha en signatur, gå ut med svaret og videresend e-postmeldinger.
  6. Klikk OK for å lagre signaturinnstillingene dine.

Slik legger du til en signatur manuelt i e-postmeldingen:

  1. Opprett en ny e-postmelding.
  2. Klikk over til "Melding"-fanen.
  3. Klikk på Signatur , som finnes i «Inkluder»-delen.
  4. Velg signaturen du vil sette inn ved å klikke direkte på den.

Signaturen vil nå vises i din utgående melding. Hvis du valgte feil eller bare vil slette signaturen du har lagt til, markerer du signaturen i meldingen og klikker Slett (eller Tilbake ) på tastaturet.

Bruke en Microsoft Office 365-konto med Outlook.com

For de som bruker Outlook på nettet med en Microsoft Office 365-konto, må du opprette en signatur i begge produktene.

Slik oppretter og bruker du e-postsignaturer i Outlook på nettet:

  1. Logg på Outlook.com-kontoen din og åpne din Innstillinger ved å klikke på Tannhjul ikonet øverst på siden.
  2. Klikk på Post , deretter Skriv og svar .
  3. Skriv inn signaturen din i området E-postsignatur.
    • Du kan bruke formateringsalternativene for å endre utseendet til signaturen din etter eget ønske.
    • Du kan bare ha én signatur per konto.
    • For å få signaturen til å vises automatisk som standard for alle fremtidige meldinger, sett en hake i boksen "Inkluder automatisk min signatur på nye meldinger jeg skriver". Dette gjør det slik at alle fremtidige e-poster har signaturen din nederst.
    • Videresendinger og svar må ha et merke i boksen "Inkluder automatisk signaturen min på meldinger jeg videresender eller svarer på".
    • Ved å ikke merke av noen av disse alternativene, må du manuelt legge til signaturen din i hver e-postmelding du skriver fremover.
  4. Klikk på når du er ferdig med redigeringene Lagre .

Slik legger du til signaturen din manuelt:

  1. Velg Ny melding i postkassen.
  2. Skriv meldingen i sin helhet og klikk på trippel-prikk-ikonet.
  3. Herfra velger du Sett inn signatur .
  4. Når meldingen din er klar til å gå ut, klikker du på Sende knapp.