Uten tvil er Gmail den mest populære e-posttjenesten. Det fungerer utmerket med tredjepartsapper for å synkronisere innhold på tvers av forskjellige protokoller. Det gir deg også gode alternativer for å automatisere, administrere og sortere e-postene dine.
Dette gjøres via Smart Labels som kan brukes som mapper, og det er noen få standardetiketter som skal automatisk sortere innkommende meldinger. Når sant skal sies, kan det ta litt tid å sette og programmere alt. Du vil imidlertid få en ren, rotfri innboks, og det blir lettere å velge og sortere all e-post i bulk.
Hva er smarte etiketter?
Som standard setter Smart Labels innkommende e-poster i fem kategorier. Her er hva de er:
Sosial – Denne etiketten inneholder e-poster fra datingtjenester, sosiale medier og andre mediedelingsnettsteder.
- Oppdateringer – Dine digitale kvitteringer, regninger, bekreftelser, samt regnskaper havner i etiketten Oppdateringer.
- Hoved – Meldinger som ikke hører hjemme noe annet sted og personlige e-poster går til Primær-etiketten.
- Forum – E-poster om meldinger fra nettbrett, grupper og fora live i Forum-fanen.
- Kampanjer – De irriterende e-posteksplosjonene og markedsføringskampanjene sendes til Kampanjer.
Merk: Gmail er veldig flinke til å filtrere e-postene inn i etikettene så lenge du har dem aktivert og riktig konfigurert. Noen av de nye e-postene kan imidlertid fortsatt havne i Primær-fanen.
Konfigurering av smarte etiketter
Google lar deg velge hvilke smarte etiketter som skal vises i innboksen din. For eksempel er konfigurasjonsmenyen der du kan fjerne kampanjer eller sosiale medier fra innboksen din. Dette er hva du må gjøre.
Trinn 1
Klikk på tannhjulikonet i øvre høyre hjørne av skjermen for å få tilgang til Innstillinger-menyen. Klikk deretter på "Se alle innstillinger."
Steg 2
Velg nå "Innboks" og klikk på boksen foran etikettene du vil ha i innboksen din. Med mindre du virkelig trenger kampanje- eller sosiale e-poster, hold gjerne alt umerket. Når du er ferdig, klikker du på "Lagre endringer" for å bekrefte, og du er klar.
Bruke filtre til å automatisk sortere e-poster
Filtre er der for å automatisk sortere e-poster og sette dem under en riktig etikett. Som angitt gjør standardfiltrene en ganske god jobb alene, og du kan også angi tilpassede.
Trinn 1
Start Gmail og klikk på den lille nedpilen i søkefeltet (pilen er helt til høyre på linjen). Et digitalt skjema faller ned og du må fylle ut de relevante seksjonene.
Steg 2
Skjemaet er ganske omfattende, og det inkluderer avsender og mottakers e-post, emne, størrelse, dato osv. "Inkluderer ordene"-feltet er ganske interessant fordi det lar deg skrive inn målsøkeordene og sende spam rett til digital glemsel.
Trinn 3
Når du har fylt ut feltene, klikker du på Opprett filter og et nytt popup-vindu vises, så bør du velge "Hopp over innboksen (arkiver den)". Ved å gjøre dette sikrer du at filtere-postene unngår innboksen din og bare vises under den angitte etiketten. Du bør også velge «Bruk også filter på 15 matchende samtaler" plassert nederst i popup-vinduet.
Trinn 4
Det er en rullegardinpil ved siden av "Bruk etiketten", klikk på den pilen og velg etiketten som samsvarte med de filtrerte e-postene.
Eksperttips: Google begrenser ikke alternativene dine til standardetikettene. Klikk på "Ny etikett" og lag en tilpasset en som passer dine behov.
Trinn 5
Til slutt klikker du på "Opprett filter" igjen og alle de filtrerte e-postene hopper fra innboksen din og inn i etiketten. Dette gjelder også gamle e-poster du har mottatt fra en gitt avsender. Du kan forhåndsvise de filtrerte e-postene hvis du velger All e-post eller går til det filteret.
Viktig vurdering
Filtrerte meldinger vises i respektive mapper når du bruker en e-postklient for å få tilgang til Gmail via IMAP. På den annen side gjelder ikke dette når du bruker POP Gmail. Denne gangen vises de filtrerte meldingene med alle nye meldinger.
Eksportere og importere filtre
Du vet det kanskje ikke, men Google lar deg eksportere og importere filtre. Dette kan være en virkelig livredder hvis du trenger å flytte til en ny e-postklient.
For å eksportere filtrene, åpne Gmail-innstillinger, klikk på "Se alle innstillinger" og velg "Filtre og blokkerte adresser"-fanen. Velg filteret du vil eksportere og klikk på "Eksporter". Du får en .xml-fil som kan redigeres via et tekstredigeringsprogram. Men det er ingen grunn til å gjøre noen endringer der siden det er lettere å slette/endre filtre etter at du har lastet dem opp.
Import av filtre er også ganske enkelt. Gå til bunnen av siden og velg "Importer filtre" og deretter "Velg fil". Finn filterets .xml-fil, klikk på den og velg "Åpne fil". Gmail fullfører ikke handlingen automatisk, du må klikke på "Opprett filtre" for å bekrefte.
Godt triks: Den raskeste måten å automatisk sortere viktige e-poster på er å stjernemerke dem. Bare klikk på den lille stjernen ved siden av datoen og klokkeslettet, og e-postene vises i stjernemerket-delen.
Postmannen kommer
Når alt er sagt og gjort, tar det litt tid og krefter å sette opp automatisk sortering på Gmail. Men brukergrensesnittet er intuitivt, enkelt å bruke, og du trenger bare å gjøre det én gang.
Bruker du en e-postklient for å få tilgang til Gmail-kontoen din? Hvilke egendefinerte etiketter vil du lage? Fortell oss gjerne mer om dine preferanser i kommentarfeltet nedenfor.