Den beste e-postsigneringen, og 15 å unngå

Å sende en e-post kan være en komplisert prosess. Hvis du sender en bedriftsrelatert melding, må du være så respektfull som mulig, å sende en til barnets lærer krever oppriktighet, en til et familiemedlem kan være så avslappet som du ønsker i mange tilfeller.

Den beste e-postsigneringen, og 15 å unngå

Den perfekte e-posten betyr at innholdet ditt er kort og presist, noe som gjør det lettere å lese. Avmeldingen din må gjenspeile det, men også formidle poenget ditt. Enten du uttrykker takknemlighet eller forventer et svar, dekker vi de perfekte profesjonelle e-postsigneringene først.

how_to_end_an_email_-_response_happy

Profesjonelle e-poster

Som nevnt tidligere, vil typen avmeldinger du inkluderer i e-posten din variere avhengig av hvem du sender den til. Det er viktig å ha publikum i bakhodet når du sender noen form for skriftlig kommunikasjon. Så uten videre, her er noen sign-offs å inkludere i dine profesjonelle e-poster.

"Jeg ser frem til å høre fra deg snart!"

Denne typen e-postsign-off lar mottakeren vite at du forventer svar. Enten det er en CV eller et salgsargument, er det bare høflig for den andre personen å svare, og inkludert dette i e-posten din sier du at du forventer svar. Du kan endre den til å si "Jeg ser frem til muligheten til å snakke med deg videre" også.

"Din verdifulle tid blir satt stor pris på"

Hvis mottakeren din er på jobb, er sjansen stor for at de ikke har mye tid og mottar mange e-poster. Å inkludere denne sign-off er en måte å uttrykke ekte takknemlighet på som garanterer et høflig svar.

"Beste hilsner!"

Med vennlig hilsen er en fin måte å avslutte en e-post på fordi den er høflig og profesjonell. Noen vil kanskje synes det er litt gammeldags, men det er enkelt og til poenget som er perfekt for e-post.

Avmeldinger å unngå

Noen av disse er akseptable under visse omstendigheter, men de fleste anbefales ikke for formelle eller profesjonelle e-poster.

1. Takk

"Takk" og varianter sammen med den tangenten ("takk igjen", "takk!" "takk så mye" og så videre) fremstår som litt uoppriktige. Ikke bare leser vi alle e-poster med en litt sarkastisk tone i hodet, men hvis du sender e-post for å spørre noen om noe – i stedet for å virkelig uttrykke takk – er det en smule ekkelt. Unngå.

2. Med vennlig hilsen

Mens du kanskje har blitt lært opp til å alltid avslutte et brev – og dermed en e-post – med oppriktig, bare ikke. Hvis du starter e-posten din med «Kjære», kan du slippe unna med å avslutte med «med vennlig hilsen», men ellers unngå – selv i noen formelle søknader.

3. … snart

«Snakk snart», «snakk med deg snart» eller til og med «mer snart» – utlån med alt «snart» forplikter deg vanligvis til å snakke med den personen igjen. Fint hvis du har tenkt å sende en oppfølgings-e-post eller møte noen personlig; mindre greit hvis du ikke har til hensikt å gjøre en innsats for å snakke med dem. Selv om det er et tilfeldig svar, kan det fremstå som uoppriktig.

4. Navnet ditt

Å avslutte en e-post ved å bare logge av blir sett på som ganske kaldt og brå. Med mindre det er et endelig svar på en e-post der du har svart på et spørsmål og mottatt et svar, vil ikke denne formidle noen annen melding enn "Jeg er ferdig med å snakke med deg." Så det er best å unngå å bare legge igjen signaturen din.

5. Din(e) initial(er)

Å logge av med initialene eller første initialen er litt vennligere enn å skrive ut fullt navn, men det er fortsatt like brått. Det etterlater også folk relativt i mørket om hvem du er, så det brukes egentlig bare best hvis du snakker med noen du allerede kjenner rimelig godt.

6. Ingenting

Overraskende nok er det helt greit å avslutte en e-post uten noe i det hele tatt, men du kan ikke gjøre dette i din første e-post. Sett alltid en stopper for e-posten først, og ettersom flere e-poster sendes raskt etter hverandre, kan du droppe formalitetene.

how_to_end_an_email_apple_watch

7. Med respekt

Stiv og utdatert. Bare ta ut denne hvis du sender e-post til en myndighetsperson eller noen fra presteskapet som "respektfullt din" er standarden nærmere i den situasjonen.

8. XX [Kyss]

Med mindre det er et familiemedlem eller en nær venn, bør du ikke gjøre dette. Noen tilfeldige arbeidsforhold finner dette akseptabelt, men det er egentlig bare noe du gjør med noen du allerede vet at du kan gjøre dette med. Ikke fjær det på noen ut av det blå, det er skummelt.

9. Best

Dette svaret er, sammen med "alt godt" og "beste ønsker", en relativt trygg avslutning å gå med hvis du er høflig, men uformell. Jo flere ord du legger til, "beste ønsker" eller "alt godt" for eksempel, jo mer formell blir følelsen. Noen føler at "best" og dens varianter kan være for overstrømmende, men for det meste bør det tjene deg bra.

10. Din

"Din", og varianter av den ("yours true", "yours faithfully" og så videre) sitter i den mer formelle enden av spekteret. Som med "best", jo flere ord du legger til, jo mer formelt blir det. "Din" har imidlertid en annen komplikasjon: mange lurer på nøyaktig hva du tilbyr når du sier "din", og "din trofast" indikerer noe utrolig formelt som et kommende ekteskapsforslag. Unngå.

11. "Din venn"

Se relaterte De 8 beste bedriftsappene på iPhone, iPad og Android 6 vitenskapelig støttede måter å gjøre deg selv mer produktiv på

Denne kan splitte mange mennesker. Det er bare litt for formelt og er litt nært "oppriktig" for noen. Noen ser det imidlertid som akseptabelt, vanligvis de yngre generasjonene, da vi uansett blir venner med de fleste av kollegene våre. Vi anbefaler aldri å sende "Din venn" til en eldre kollega eller en som er i en autoritetsposisjon.

12. Tusen takk!

Det er ikke bare uprofesjonelt, men det mangler også grammatikk. Avhengig av mottakeren kan dette være helt greit (hvis det for eksempel er den siste e-posten til IT-støtteteamet ditt etter at de har løst problemet).

14. Skål

Bare virkelig akseptabelt hvis du er britisk, ellers virker det litt nedlatende. Det samme kan også sies med "ta", men "skål" er generelt et foretrukket svar som også er behagelig tilfeldig og - for oss briter - helt akseptabelt i stedet for "takk" og mer formelle e-postavmeldinger.

15. Som alltid

Den generelt foretrukne måten å avslutte en e-post på er "som alltid". Det er kanskje ikke en ideell finisher for første kontakt, men den er flott for å svare noen du snakker med ofte over e-post. Den har ingen forventninger, konnotasjoner eller tone å lese inn i. Det er ganske enkelt du som melder deg av.

ofte stilte spørsmål

Det er tider når den perfekte e-posten kan ha stor innvirkning på ditt neste steg i livet. Her er noen flere spørsmål om e-postsign-offs for å hjelpe deg med å sende perfekte e-poster.

Er en e-postsignering virkelig en stor sak?

Alt dette avhenger av konteksten du sender en e-post i. Hvis du sender et notat via e-post til en kollega eller noen klassenotater til en klassekamerat, er det sannsynligvis ikke så stor sak. Imidlertid kan feil e-postavlogging sende feil melding. For eksempel, hvis du sender "Ja, takk" til noen som prøver å hjelpe deg, kan det virke lurt eller sarkastisk.

Dessverre mangler tekstbasert kommunikasjon kontekst, noe som betyr at det er lett for mottakeren å få feil idé. Så pass på hvordan leseren din tar meldingen du sender, for ja, leseren din vil sannsynligvis se avmeldingen din.

Bør jeg legge til en signatur?

Absolutt! Oppføring av navn, kontaktinformasjon og firma gjør det mye enklere for mottakeren å svare deg i fremtiden. For ikke å nevne, en signatur er allment akseptert som et symbol på noen som forstår hvordan e-postkommunikasjon fungerer.

Ikke overtenk det

Hvis du noen gang har lest og lest en viktig e-post før du sender den, gjelder denne delen for deg.

Selvfølgelig er det naturlig å vurdere hvem du sender e-posten til og hvorfor. Hvis det er en salgse-post, er det best å legge igjen en positiv sign-off som også oppmuntrer til svar. Noe som "Jeg ser frem til å snakke med deg videre" er ideelt her. Men den setningen ville for eksempel ikke fungere bra i en kondolanse-e-post.

Selv om det kan være skremmende å sende en viktig e-post, skumler de fleste generelt e-postene sine og vil ikke dømme deg for mye når du logger av.