Trenger du å sette opp et møte? Har du en nødsituasjon og trenger hjelp? Fristen plutselig halvert? Trenger du å sjekke tilgjengeligheten til kolleger raskt? Vil du sjekke noens tilgjengelighet på Google Kalender? Du kan gjøre alle disse tingene hvis du alle har delt kalenderne dine. Denne opplæringen vil vise deg hvordan.
Google Kalender lar deg dele en kopi av kalenderen din slik at dine kolleger og venner kan se den. Den lar dem sjekke tilgjengelighet, stille inn påminnelser og invitere deg til et arrangement. Det er en fin funksjon i appen som gjør samarbeidsarbeid til en lek.
Men det er greit. Du må aktivt gi tillatelse for andre til å se kalenderen og angi separate tillatelser for at de skal kunne redigere den. Du kan til og med lage en delt kalender separat fra din egen hvis du foretrekker det.
Google Kalender-deling
Kalenderdeling er litt som Outlooks Exchange-kalender. Den kan sees av personer i en gruppe eller enkeltpersoner du gir tillatelser til. Du angir spesifikke redigeringstillatelser, eller ikke, og kan bruke dem til å sjekke tilgjengelighet, møter og så videre. Alle du deler med må også bruke Google-kalendere, ellers må du gjøre hele kalenderen offentlig, noe som ikke er ideelt.
Slik deler du en eksisterende kalender:
- Åpne Google-kalenderen din.
- Velg kalenderen du vil dele fra venstre.
- Velg de tre prikkene ved siden av og velg deretter Innstillinger og deling.
- Velg Legg til personer under Del med bestemte personer for å dele med enkeltpersoner.
- Merk av i boksen ved siden av Gjør tilgjengelig for offentlig under Tilgangstillatelser for deling med en gruppe. Velg gruppen i rullegardinboksen.
- Velg Send en gang ferdig.
Deling med en gruppe fungerer bare hvis du bruker Google Groups. Ellers må du legge til medlemmer av gruppen individuelt.
Du kan opprette en ny delt kalender i stedet hvis du foretrekker det.
- Åpne Google-kalenderen din.
- Velg Andre kalendere og deretter Opprett ny kalender i venstremenyen for å opprette en ny kalender.
- Gi den et navn og velg Opprett kalender.
- Følg trinnene ovenfor for å gi tilgang til enkeltpersoner eller grupper.
Se noen andres Google-kalender
Hvis du allerede bruker kalenderdeling og vil se noen andres Google-kalender, er det også veldig enkelt.
- Åpne Google Kalendere.
- Velg den tomme boksen der det står Søk etter personer.
- Skriv inn navnet eller Gmail-adressen til personen du vil se.
- Velg dem fra listen slik de vises.
Navnet vil bare vises hvis de allerede har delt en kalender med en gruppe eller enkeltpersoner. Du vil da se deres kalender i listen til venstre under Mine kalendere.
Se om noen er ledig med Google Kalender
Hvis du prøver å sette opp et møte eller arrangement, kan du sjekke at folk er ledige ved å bruke din egen kalender når du har koblet til deres eller har tilgang til delte kalendere.
- Åpne Google-kalenderen din.
- Velg Opprett til venstre for å opprette en hendelse.
- Gi den en tittel, avgjør om det er en hendelse eller påminnelse.
- Still inn dato og klokkeslett.
- Velg Flere alternativer nederst i vinduet.
- Velg Legg til gjester under Gjester til høyre.
- Velg fanen Finn et tidspunkt til venstre.
- Sørg for at Alle gjester er valgt i boksen og se etter tidspunkter på den valgte dagen.
- Lag arrangementet, gi det en tittel og trykk Lagre øverst.
Hvis noen er opptatt, vil tidsluken bli farget eller ordet Opptatt vises. Du vil ikke kunne invitere dem hvis de er merket som opptatt i kalenderen. Når du trykker på Lagre, vil hver inviterte bli tilsendt en invitasjon på e-post og hendelsen lagt til i deres respektive kalendere.
Opprett en offentlig Google-kalender
For noen passer det dårlig å gjøre sin egen kalender tilgjengelig for andre, og i noen bransjer er det ikke til å gå. I slike situasjoner er det bedre å lage en egen gruppekalender for avdelingen eller teamet.
- Åpne Google Kalender.
- Velg Andre kalendere og deretter Opprett ny kalender i venstremenyen for å opprette en ny kalender
- Gi den et navn og velg Opprett kalender.
- Velg tannhjulikonet i kalendervinduet for å velge Innstillinger.
- Velg kalenderen du nettopp opprettet, og velg Access Permissions.
- Merk av i boksen ved siden av Gjør tilgjengelig for offentligheten.
Når det står «offentlig», betyr det ikke nødvendigvis hele verden, men de innenfor G Suite-domenet ditt. Hvis du ikke bruker G Suite, vil alle som får tak i kalenderens nettadresse kunne se hva som skjer, så hold det mellom dere.