For mange er det en nødvendig del av jobben å lage en klone eller kopi av e-postutkast. Heldigvis er dette mulig ved å bruke e-postmaler, en funksjon som allerede er innebygd i Gmail.
Enten du prøver å lage en generisk e-post for automatiske svar på forespørsler og betalinger eller bare leter etter en snarvei i e-postresponstiden, har Gmail det du leter etter. I denne artikkelen vil vi komme i gang med å lage dine egne e-postmaler på de fleste større enheter.
E-postmaler
E-postmaler er en frelsende nåde for alle småbedriftseiere eller de som finner seg i å si de samme tingene i de samme typene e-poster. Jeg har brukt dem helt siden jeg startet min egen virksomhet og de har spart meg for mange hundre timer opp gjennom årene.
E-postmaler kan også få deg til å se mer profesjonell ut. Du kan svare raskere og et enkelt "Takk for e-posten din, en av teamet vårt vil kontakte deg direkte innen 24 timer" kan få en kunde til å føle seg verdsatt. Med tanke på hvor enkelt det er å gjøre, anbefaler jeg på det sterkeste å bruke dem.
Opprette e-postmaler i Gmail på en PC
Gmail kaller maler hermetiske svar, og du må aktivere funksjonen før du kan bruke dem. Når du er ferdig, kan du lage så mange e-postmaler du vil.
- Åpne Gmail og logg på.
- Velg nå ikonet Innstillinger tannhjulmeny øverst til høyre på skjermen.
- Klikk deretter på Se alle innstillinger.
- Nå, klikk på Avansert.
- Deretter, hvis det ikke allerede er det, velg Muliggjøre til Maler og klikk Lagre endringer.
- Når Gmail har lastet inn på nytt, klikk på Skriv.
- Skriv inn teksten du ønsker for malen din og klikk deretter på Mer (de tre vertikale prikkene).
- Klikk deretter på Maler > Lagre utkast som mal > Lagre som ny mal.
- Til slutt, navngi malen og velg Lagre.
Opprette e-postmaler i Gmail på Android
I likhet med PC-en kan du lage en mal på Android-enheten din.
- Åpne Gmail-appen og klikk på Skriv knapp (+).
- Skriv nå inn e-posten din og klikk på Mer knappen (de tre vertikale prikkene).
- Plukke ut Lagre utkast fra rullegardinmenyen.
Opprette e-postmaler i Gmail på en iPhone
Du må enten installere en app som e-postmaler for å fungere med Gmail eller bruke den innebygde Notes-appen for å lage e-postmaler.
- Åpne Gmail-appen, rull ned og klikk på Skriv knappen (papir- og pennikonet).
- Hvis du installerte e-postmaler, klikker du på ellipsen (tre horisontale prikker) og velger Sett inn fra maler av cloudHQ.
Alternativt kan du lage malen ved hjelp av Notes-appen.
- Fra den opprettede e-postmalen klikker du på ikonet øverst til høyre på skjermen og velger Gmail-appen.
- Notatet skal nå lastes inn i brødteksten i e-posten.
Bruke e-postmalen din
Nå som du har laget e-postmalen din, er det på tide å bruke den. Når du får din første mulighet til å bruke malen, gjør du dette:
- Åpne Gmail og klikk på Skriv.
- Nå, klikk på Mer.
- Gå deretter til Maler > Sett inn mal og velg e-postmalen din.
- Deretter redigerer du etter behov og klikker Sende.
Du kan også gjøre det samme ved å bruke Svar.
Bruke e-postmalen din for automatiske svar
Ta e-postmalen ett skritt videre, hva med å sette opp et standardsvar som et autosvar på en innkommende e-post. Du må holde det generelle svaret på boks, men det er en fin måte å bekrefte bestillinger eller forespørsler og bygge et godt forhold til kunden din.
- Klikk på ikonet i søkefeltet øverst på skjermen.
- Skriv inn kriteriene for søket og velg Opprett filter.
- Klikk deretter på avmerkingsboksen for Send mal, velg malen du vil sende og klikk deretter på Opprett filter en gang til.
Nå når filterkriteriene er oppfylt, vil Gmail sende ditt hermetiske svar automatisk. Dette er ideelt for bekreftelser eller oppdateringer og kan settes til å utløses på flere måter. Det er umulig for meg å liste dem alle her, men du vil kjenne igjen et mønster i e-postene dine som du kan bruke. For eksempel, alle e-poster som sendes til din «[email protected]»-e-postadresse eller en hvilken som helst e-post som inneholder ordet «Ordre». Du skjønner ideen.