Hvordan sammenligne Word-dokumenter på Mac

Hvis du noen gang har jobbet med to forskjellige versjoner av en Microsoft Word-fil som du trengte å sammenligne, så vet du hvor vondt det kan være å gjøre det manuelt. Jeg har hatt dette når en kollega jobbet med feil versjon av en fil, og inkorporerte endringer i en eldre som ikke lenger var relevant.

Heldigvis har Microsoft Word en funksjon som lar deg automatisk sammenligne to dokumenter, slik at du faktisk ikke trenger å gå gjennom og sjekke hvert ord eller avsnitt manuelt! Slik sammenligner du Word-dokumenter i macOS!

Først åpner du Word fra Dock eller fra Programmer-mappen på Mac-en. En snarvei til applikasjoner ligger under Finders "Go"-meny.

Applikasjonsmappe

Når Word åpnes, velg bare et tomt dokument fra dokumentgalleriet...

Åpne tomt dokument i Word

…eller åpne en av filene du vil sammenligne. Det spiller ingen rolle hvilket dokument du starter, men kommandoen vi må bruke her vil være nedtonet hvis Word ikke har en fil åpen.

Uansett, når Word er klar til bruk, velg Verktøy > Spor endringer > Sammenlign dokumenter fra menyene øverst.

Bruke

I boksen som åpnes etterpå, vil du velge originaldokumentet ditt for å sammenligne med det reviderte dokumentet; hvis du klikker på rullegardinmenyen i den røde boksen nedenfor, kan du velge fra de siste filene. Du kan også velge mappeikonet jeg har kalt ut med den røde pilen for å navigere gjennom filsystemet for å finne det aktuelle dokumentet.

Velg dokumenter som skal sammenlignes i Word

Når du gjør det, vil du se den kjente åpne/lagre-dialogboksen, så bruk den til å finne den første versjonen av dokumentet ditt og klikk "Åpne."

Åpne første versjon av dokumentet for å sammenligne i Word

Gjør deretter det samme for den reviderte versjonen av filen på høyre side av vinduet.

Åpne revidert versjon av dokumentet for å sammenligne

"Etikettendringer med"-delen kan være hva du vil - forfatteren av endringene er vanligvis en god indikator å gå med. Og det er et par ting til å vite om dette vinduet. For det første vil ikonet med to piler la deg bytte posisjonen til dokumentene for sammenligning, hvis du ved et uhell valgte den reviderte versjonen som originaldokumentet. Og for det andre, ved å klikke på caret-ikonet vil du få en hel haug med nye alternativer for hva du skal sammenligne og hvordan.

Caret ikon

Så hvis du for eksempel ikke trenger å sammenligne topp- og bunntekst, endringer i store og små bokstaver eller mellomrom, kan du slå av disse avmerkingsboksene. Og som du kan se, vil Word som standard opprette et nytt dokument for sammenligningen, så når du er klar til å sjekke det ut, klikk "OK" i dette vinduet for å se det.

Endelig sammenlignet dokument

Denne funksjonen er ikke perfekt, og hvis du ikke er kjent med hvordan du leser sporede endringer i Word-dokumenter, kan det være en utfordring å se gjennom den nye filen i begynnelsen. Men dette er så, så mye bedre enn å måtte lese begge dokumentene side om side for å finne redigeringene! Jeg har lest korrektur tidligere, og det høres ut som mitt eget personlige mareritt. Sammen med å måtte holde en tale foran en folkemengde. Eller å måtte fly gjennom turbulens. Eller holde en tale mens du flyr gjennom turbulens.

Um, jeg skal stoppe der. Dette kan ta en stund.

Hvordan sammenligne Word-dokumenter på Mac