BCC deg selv er en veldig nyttig ting for å følge opp e-poster. Hvis du foretrekker å ha en e-post som du har sendt i innboksen din, vanligvis for å følge opp dem, er å legge til din egen e-postadresse som BCC det riktige valget. Imidlertid overser folk ofte dette når de sender en viktig e-post, noe som fører til at de glemmer å følge opp. Dette kan lett føre til problemer nedover linjen.
Heldigvis er det en måte å automatisk BCC selv når du sender en e-post, som er en sikker måte å sørge for at du følger opp hver e-post. Det er imidlertid ikke helt enkelt å aktivere automatisk selv-BCC. Det innebærer å lage en regel i Outlook.
Administrer regler og varsler
Auto BCC og CC er en stor ting i Outlook. Mens du må laste ned et nytt tillegg for din nettleserbaserte e-postkonto for å oppnå dette, lar Microsoft Outlook deg lage en regel. Regelfunksjonen finner du under Administrer regler og varsler menyalternativet i øvre midtre del av skjermen, i Hjem fanen, under Regler ikon.
Klikk Administrer regler og varsler og du vil se et nytt vindu som gir deg muligheten til å opprette en ny regel. Klikk Ny regel i øvre venstre hjørne av dette vinduet. Du vil se 3 kategorier: Hold deg organisert, Hold deg oppdatert, og Start fra en tom regel. Plukke ut Bruk regel på meldinger jeg sender under Start fra en tom regel kategori.
Forhold
I Rules Wizard-vinduet kan du velge hvilke e-poster som skal sendes til deg som BCC-er. For eksempel ved å sjekke med spesifikke ord i faget alternativer, oppretter du den automatiske BCC-regelen for e-poster med visse ord du nevner.
Siden du er den som sender e-posten, kan du bruke dette smarte alternativet til å automatisk sortere e-postene dine. Du kan legge til ordet "Oppfølging" i listen over spesifikke ord og merke e-postene som må følges opp med det ordet.
Det er også mange andre interessante betingelser du kan stille for e-postene dine. Hvis du vil at alle e-postene du sender skal lagres i innboksen din som BCC, klikker du Neste, uten å merke av i noen av de oppførte boksene.
Unntak
Unntak er i hovedsak det motsatte av vilkår her. Som du sikkert har gjettet, er det her du skisserer situasjoner der du ikke ønsker å inkludere deg selv som BCC. Du kan følge samme eksempel ovenfra og bruke unntatt hvis emnet inneholder spesifikke ord mulighet for å legge til et unntak. I dette eksemplet kan du bruke kommandoen "non-follow-up", men dette kan skape rot og til og med feil, siden oppfølgingsordene allerede er en del av forholdene dine.
Du har det kanskje bedre med unntatt hvis sendt til personer eller offentlig gruppe eller unntatt hvis de er tilordnet en kategori unntak.
Handlinger
Det er her du "programmerer" handlingene som denne regelen gjelder. Det vil si at det er her du velger hva som skjer med e-postene du har satt vilkår for. Du vil forsikre deg om at en e-post sendt av deg selv havner i innboksen din, men dessverre eksisterer ikke en direkte BCC-kommandoautomatisering her. Dette betyr ikke at du ikke kan etterligne en BCC.
Først av alt, velg Kopi meldingen til personer eller offentlig gruppe i handlingstrinnet i regelveiviseren. Klikk nå personer eller offentlig gruppe og skriv inn e-postadressen din. Slik sørger du for at e-posten du sender som oppfyller de fastsatte betingelsene havner i innboksen din. Hvis du ikke vil at e-postadressen din skal vises offentlig i e-postene du sender, kan du sjekke Flytt en kopi til det angitte mappealternativet i det første trinnet, klikk på Spesifisert mappe link, og velg innboksen din.
BCC i innboksen din
Å tilpasse din egen post for å passe dine behov vil gi deg en stor fordel i arbeidet ditt. Det vil sørge for at innboksen din er fint sortert ut og god organisering er avgjørende i enhver jobb. Selvfølgelig har Outlooks Rules Wizard flere brukstilfeller enn bare å sette opp en automatisk BCC. Det er imidlertid viktig å planlegge ting nøye og sørge for at unntakene og betingelsene ikke overlapper hverandre og at de omfatter de riktige typene e-post.
Vellagde automatiske BCC-regler kan hjelpe deg mye med å sortere innboksen din. Men hvis du gjør det dårlig, kan du oversvømme innboksen din, og skape et enda større problem enn det du har tenkt å løse.
Bruker du automatisk BCC i Outlook? Hvordan satte du det opp? Hvilke unntak og betingelser bruker du og hvilke andre regler har du laget?