E-post kan være vanskelig å administrere. I et arbeidsmiljø er det viktig at du har en organisert innboks for å opprettholde effektiviteten. En rotete innboks kan være en ganske stor smerte, spesielt når du blir tvunget til å bla gjennom fjell med eldre e-poster du kanskje ikke lenger trenger. På en gang kan de eldre e-postene ha tjent en hensikt, men har siden blitt til flere hindringer når du leter etter en bestemt e-post. En innboks fylt med spam kan virkelig ta bort fra din evne til å administrere e-postbiblioteket ditt, og selv om det er mange måter å forhindre at e-posten din kommer på flere søppelpostlister – vi anbefaler at du sender e-posten anonymt – må du fortsatt fjerne gamle spam-meldinger som fant veien inn i innboksen din i utgangspunktet.
For å unngå mye tidsforbruk vil jeg ikke anbefale å forsøke å slette alle de eldre e-postene dine manuelt. I stedet, takket være hjelp av filtre, vil du kunne bli kvitt disse e-postene mye raskere. Ved å opprette et filter kan du slette gamle meldinger basert på en spesifisert tidsramme. Det eneste problemet jeg kan se med å bruke filtre er at de kun gjelder for nylig mottatte meldinger. Du kan bruke filtre i fremtiden for å sikre at pileupen ikke skjer for andre gang, men hva med de e-postene som fyller opp innboksen din nå?
Slett gamle e-poster automatisk i Gmail
Det er et par ting å dykke ned i når det gjelder å kvitte seg med de eldre, ikke lenger nødvendige e-postene som plager Gmail-innboksen din. Jeg skal gå over hvordan du setter opp filtrene dine, bruker dem for fremtidig bruk og hvordan du blir kvitt alle de gamle e-postene dine ved å bruke Gmail-tillegget, Email Studio.
Sette opp filtrene dine
Det første er først, la oss sette opp din Filtre .
Å begynne:
- Logg på Gmail-kontoen din med den nødvendige legitimasjonen.
- Finn tannhjul/tannhjul-ikonet. Dette er Gmail-innstillinger menyen og finner du øverst til høyre i vinduet. Klikk på dette ikonet og velg deretter Innstillinger fra rullegardinmenyen.
- Klikk over til "Filtre"-fanen og klikk deretter på Opprett et nytt filter .
- I inntastingsboksen "Har ordene" skriver du inn følgende - eldre_enn:x hvor "x" er tidsrammen for meldingene du ønsker skal slettes. Dette vil være et tall etterfulgt av en bokstav. Bokstavene som følger vil gjelde tidsrammen. Du må bruke "d" for dager, "w" for uker og "m" for måneder. Et eksempel vil være eldre_than:3d hvis du ønsker å slette e-poster som er eldre enn tre dager.
- Deretter klikker du på Opprett filter med dette søket knapp.
- Fyll ut boksene merket "Slett det" og "Bruk også filter på" med en hake ved å klikke på dem.
- Klikk til slutt Opprett filter for å se alle de eldre e-postene dine, basert på datoen du nettopp har satt, flytt fra innboksen til søppelmappen.
Når meldinger slettes i Gmail, forsvinner de ikke umiddelbart. I stedet kan du finne dem i papirkurven din. Dette betyr at disse e-postene fortsatt vil telle mot den totale datakapasiteten din. For å fjerne dem i sin helhet, kan du enten vente på at Gmail automatisk sletter dem etter 30 dager, eller slette dem alle nå selv. For å utføre sistnevnte, klikk på Søppel mappen og klikk deretter på lenken Tøm søppel nå .
Filter for fremtidig sletting (på nytt)
Tittelen på denne artikkelen omhandler automatisk sletting. Dessverre kan filtre ikke utløses automatisk. Du må gå tilbake og igjen bruke filteret på din nåværende innboks.
Slik bruker du et filter på nytt:
- Gå tilbake til innstillingene dine ved å klikke på tannhjul/tannhjul-ikonet øverst til høyre i Gmail-vinduet og velge Innstillinger fra rullegardinmenyen.
- Klikk på "Filtre"-fanen.
- Siden du allerede har opprettet et filter tidligere, kan du nå klikke Redigere , som er plassert ved siden av filteret. Hvis du tidligere har opprettet flere filtre, kan du enkelt finne det du ønsker, da kriteriene for hvert filter vises.
- Klikk Fortsette i delen som vises med søkekriteriene dine. Det vil være en skjerm som ligner på den som dukket opp da du satte opp det originale filteret.
- Merk igjen en hake i boksen ved siden av «Bruk også filter på».
- Denne gangen, for å aktivere filteret, klikk Oppdater filter . Alle de eldre e-postene dine, satt til den angitte tidsrammen, vil nå bli sendt til Søppel mappe.
E-poststudio
Email Studio kommer med en smart funksjon som automatisk sletter alle dine eldre e-poster fra en spesifisert avsender eller de som ligger i en bestemt mappe. Den innebygde Auto-Purge-funksjonen vil bidra til å holde Gmail-postkassen langt mer organisert, noe som fører til et mer effektivt arbeidsmiljø.
Med Email Studio kan du arkivere og bruke "Merk som lest" på alle e-poster i innboksen din som har vært der i over tre måneder. Den lar deg også fjerne alle e-poster permanent fra din Søppel og Spam mapper automatisk etter to dager. Som en ekstra tilleggsbonus inkluderer Auto-Purge en funksjon for avmelding av e-post som kan hjelpe deg med å enkelt fjerne e-postadressen din fra en hvilken som helst av de irriterende e-postlistene for nyhetsbrev. Det er også mye mer tillegget er i stand til, men jeg føler at de allerede nevnte fremhever nøyaktig det vi trenger for denne artikkelen.
Grunnpakken er gratis å bruke, men for å få mest mulig ut av produktet tilbys en premiumversjon til en årlig prislapp på $29. Oppgraderingen lar deg lage flere sett med renseregler og inkluderer en e-postplanlegger, videresending og en autosvar.
Konfigurer og aktiver automatisk tømming i Gmail
Det første du må gjøre er åpenbart å laste ned og installere Email Studio-tillegget. Når det er oppnådd, vil du kunne se Email Studio-ikonet på høyre sidefelt når du åpner noen av Gmail-e-postmeldingene dine.
Slik bruker du det:
- Åpne Email Studio-tillegget og logg på med Gmail-kontoen din.
- Du vil se en liste over alternativer. Fra disse alternativene velger du "E-postopprydding"-verktøyet.
- Klikk deretter på Legg til ny regel for å sette opp en regel (som det du gjorde med Filtre ).
- Det er to deler for å sette opp en regel – du må spesifisere en betingelse og deretter en handling. Tenk "årsak og virkning". Handlingen utløses når den angitte betingelsen er oppfylt.
- For å angi en betingelse vil du kunne bruke avanserte søkeparametere i Gmail som f.eks nyere_enn eller har:vedlegg eller større enn . Bruk disse for å hjelpe deg med å finne den eksakte matchen til Gmail-e-postene du ønsker Arkiv , send til Søppel , eller flytt til en annen mappe.
- Når en regel er opprettet, klikker du på Lagre knapp. Email Studio vil nå operere i bakgrunnen og utføre en kjøring hver time for å utføre den angitte handlingen når en e-post oppfyller betingelsene knyttet til den. Du trenger ikke å gjøre noe manuelt i det hele tatt.